1. Toepassingsgebied

De Algemene Voorwaarden (AV) gelden voor overeenkomsten tussen de opdrachtnemer en diens opdrachtgever, tenzij uitdrukkelijk iets anders is overeengekomen of door de wet bindend is voorgeschreven. Er ontstaat een directe zakelijke relatie tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer. De AV worden door de opdrachtgever aanvaard op het moment dat de opdracht wordt geplaatst en gelden voor de hele duur van de zakelijke relatie alsmede bij toekomstige opdrachten. Algemene voorwaarden van de opdrachtgever zijn uitsluitend bindend voor de opdrachtnemer, indien hij deze uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.

2. Gegevensbescherming en uitvoering door derden

Alle vertaalopdrachten worden strikt vertrouwelijk behandeld.

De opdrachtnemer kan, indien hij dit zinvol of noodzakelijk acht, onafhankelijke vertalers (derden) inschakelen, die zorgvuldig worden geselecteerd en voldoende zijn gekwalificeerd voor de desbetreffende vertaalopdrachten en hun bekwaamheid hebben aangetoond.

Indien de vertaling door onafhankelijke vertalers wordt vervaardigd, zullen ook deze personen verplicht zijn tot geheimhouding. Op verzoek kunnen er speciale geheimhoudingsovereenkomsten worden gesloten.

Met name de communicatie op elektronische wijze tussen opdrachtgever, opdrachtnemer en de vertaler houdt het risico in dat derden onbevoegde toegang krijgen; voor de gevolgen daarvan is de opdrachtnemer of de vertaler niet aansprakelijk. De opdrachtnemer behoudt zich het recht voor gedurende een bepaalde periode een kopie van iedere vertaling te bewaren, tenzij de opdrachtgever voor het verstrekken van de opdracht hiertegen uitdrukkelijk bezwaar heeft aangetekend. Deze kopie wordt uitsluitend bewaard in verband met de afhandeling van de opdracht, de facturering en de communicatie met de opdrachtgever.

3. Opdrachtverstrekking

De opdrachtverstrekking dient schriftelijk te geschieden. Een opdracht komt tot stand nadat de opdracht via elektronische post is verstuurd of de ondertekende opdracht per fax is verzonden en de opdrachtbevestiging door de opdrachtnemer is verstuurd. De uitgangstekst wordt door de opdrachtgever persoonlijk, per post of elektronisch verzonden aan de opdrachtnemer.

De opdrachtgever dient de uitgangstekst in goed leesbare vorm beschikbaar te stellen aan de opdrachtnemer. Fouten die ontstaan vanwege de gebrekkige leesbaarheid, komen niet ten laste van de opdrachtnemer of de vertaler.

Bij het verstrekken van de opdracht moet de opdrachtgever bron- en doeltaal, onderwerp, vakgebied, omvang en gebruiksdoeleinde van de vertaalwerkzaamheden, met name de terminologie, alsmede wensen ten aanzien van de manier waarop de opdracht wordt uitgevoerd (lay-out, aantal exemplaren, etc.) uit eigen beweging aangeven.

Verder dient de opdrachtgever referentiemateriaal, zoals bedrijfsglossaria, vertalingen die al bestaan, afbeeldingen e.d., die nodig zijn voor de uitvoering van de vertaalopdracht, bij het verstrekken van de opdracht uit eigen beweging beschikbaar te stellen voor de opdrachtnemer. Uitsluitend indien er voldoende referentiemateriaal beschikbaar wordt gesteld, is het mogelijk de vertaling af te stemmen op de bedrijfsterminologie van de opdrachtgever. Fouten die ontstaan vanwege ontbrekend, onvolledig of onjuist referentiemateriaal, komen ten laste van de opdrachtgever. Bij het ontbreken van aanwijzingen of documenten worden vaktermen vertaald in een lexicografisch verantwoorde c.q. algemeen begrijpelijke vorm.

Teksten met een strafbare inhoud en teksten die in strijd zijn met de goede zeden, kunnen door de opdrachtnemer ook na het sluiten van de overeenkomst worden geweigerd.

4. Uitvoering van de opdracht

De vertaling wordt uitgevoerd overeenkomstig de fundamentele principes van een behoorlijke beroepsuitoefening. De taak van de opdrachtnemer bestaat in de inhoudelijk correcte weergave van een gegeven tekst in een andere taal. Van een vertaling mag worden verwacht dat zij aan dezelfde kwaliteitseisen voldoet als de brontekst.

Ze hoeft de kwaliteit daarvan echter niet te overtreffen. Voor alle fouten in de brontekst is uitsluitend de opdrachtgever aansprakelijk.

De opdrachtnemer behoudt zich het recht voor vertalingen niet zelf uit te voeren, maar deze door onafhankelijke vertalers te laten vervaardigen, die na een kwaliteitstoetsing toegang tot de teksten van de opdrachtgever krijgen. Contact tussen de opdrachtgever en een ingeschakelde derde is uitsluitend toegestaan met instemming van de opdrachtnemer. In principe bestaat er uitsluitend een zakelijke relatie tussen opdrachtnemer en opdrachtgever.
De afgewerkte vertaling wordt door de opdrachtnemer gecontroleerd op volledigheid en op dataformaat alsook op andere fouten die op de eerste blik te constateren zijn, en vervolgens verzonden naar de opdrachtgever. Alvorens deze vertalingen te verwerken tot drukwerk, moet de opdrachtgever deze nog uitgebreider doornemen en eventueel verbeteren. Op verzoek van de opdrachtgever maakt de opdrachtnemer het vertaalde document tegen een speciaal honorarium persklaar en controleert hij de drukproeven.

5. Leveringsvoorwaarden

Tenzij anders overeengekomen worden de vertalingen per e-mail, fax of post aangeleverd. Hierbij stelt de opdrachtnemer zich in geen enkel opzicht aansprakelijk voor een al dan niet geslaagde overdracht of verzending van de vertaling. Aan alle verplichtingen van de opdrachtnemer zijn voldaan, zodra de vertaling, al naar gelang de overeengekomen verzendingswijze, tijdig is verstuurd.  Leveringsafspraken en -termijnen gelden in principe uitsluitend bij benadering. Indien de opdrachtnemer constateert dat er vertragingen ontstaan, zal hij de opdrachtgever hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen. Indien er een termijn is verstreken, dient de opdrachtgever de opdrachtnemer een redelijke uiterste termijn te stellen. Indien ook deze termijn in niet-onbelangrijke mate wordt overschreden, kan de opdrachtgever het overeengekomen bedrag verlagen of de overeenkomst onmiddellijk beëindigen.

6. Offertes en prijzen

De offertes van de opdrachtnemer zijn vrijblijvend en niet-bindend. Van toepassing zijn de op dat moment actuele prijslijsten, c.q. de in de individuele offerte vermelde prijs.

Alle prijzen zijn in euro en exclusief btw. Betalingskortingen en andere kortingen worden uitsluitend verleend, nadat dit uitdrukkelijk van tevoren is overeengekomen.

Alle standaardprijzen gelden per woord in de brontekst, tenzij anders vastgelegd. Indien de te vertalen tekst beschikbaar wordt gesteld als een niet-elektronisch te bewerken kopie (bijv. per fax of per post) of in een ander formaat, waardoor het niet mogelijk is het aantal woorden elektronisch te berekenen, wordt de prijs voor het aantal woorden op basis van de doeltekst vastgesteld. Alle prijzen gelden voor vertalingen met een omvang van maximaal 2.000 woorden per werkdag (de datum van inlevering, weekends en officiële feestdagen gelden niet als werkdagen). Bij een omvang die deze limiet overschrijdt, berekent de opdrachtnemer een toeslag ter hoogte van 25% van de standaardprijs. Voor leveringen binnen 24 uur wordt een toeslag ter hoogte van 50% berekend. De minimale bestelwaarde bedraagt € 50,- per opdracht.

Overeenkomsten kunnen uitsluitend om belangrijke redenen schriftelijk en onder opgaaf van de redenen voor de beëindiging worden opgezegd.

In het geval van een dergelijke opzegging is in ieder geval de prijs voor de reeds vertaalde tekst verschuldigd, minimaal echter 10% van de opdrachtwaarde. Annulering van een opdracht dient schriftelijk en onder opgaaf van redenen te geschieden.

Indien de vertaling qua omvang of moeilijkheidsgraad de van tevoren overeengekomen afspraken overschrijdt, heeft de opdrachtnemer het recht het bedrag van de opdracht overeenkomstig de extra onkosten te verhogen.

7. Betalingsvoorwaarden en eigendomsvoorbehoud

De facturering geschiedt in schriftelijke vorm. De facturen worden per e-mail of op verzoek per post verzonden. Facturen dienen binnen 30 dagen na ontvangst te worden voldaan, tenzij de opdrachtnemer en opdrachtgever andersluidende betalingstermijnen zijn overeengekomen.

Bij laattijdige betaling is een nalatigheidsinterest verschuldigd conform de wet van 2 augustus van 2002 inzake de betalingsachterstand bij handelstransacties. Daarenboven is een forfaitaire schadevergoeding van 10% van de factuurprijs inclusief btw verschuldigd, onverminderd de eventuele gerechtskosten.

De opdrachtnemer is gerechtigd vooruitbetaling van maximaal 50% van de opdrachtwaarde te verlangen. De opdrachtgever ontvangt daarover een factuur. De levering van de vertaling kan afhankelijk worden gesteld van tijdige betaling van het factuurbedrag.

Wissels en cheques zijn pas geldig op het moment dat ze worden verzilverd. Disconto- en bankkosten alsmede overige wissel- en chequekosten komen ten laste van de opdrachtgever.

De vertalingen blijven het eigendom van de opdrachtnemer tot aan de volledige betaling van het factuurbedrag. De opdrachtnemer blijft tot aan de volledige betaling van het factuurbedrag ook recht houden op auteurs- en gebruiksrechten alsmede licentiekosten.

8. Garantie en aansprakelijkheid

De opdrachtnemer verplicht zich ertoe de vertaling op zodanige wijze uit te voeren c.q. uit te laten voeren, dat deze indien mogelijk geen fouten bevat. Onbeduidende fouten blijven buiten beschouwing. Indien er echter toch fouten zijn blijven zitten en indien deze niet onbelangrijk zijn, dient de opdrachtgever deze fouten nauwkeurig beschreven binnen 2 weken schriftelijk te reclameren. Indien er geen gebruik wordt gemaakt van deze mogelijkheid c.q. indien bovengenoemde termijn wordt overschreden, wordt de vertaling als goedgekeurd beschouwd. In dat geval doet de opdrachtgever afstand van alle aanspraken waar hij op grond van de eventuele fouten in de vertaling recht op zou kunnen hebben.

De garantie van de opdrachtnemer bij vertalingen beperkt zich tot correctiewerkzaamheden, tenzij de correctie, ondanks een redelijke termijn die de opdrachtgever de opdrachtnemer dient te verlenen, mislukt of onmogelijk is. In dat geval heeft de opdrachtgever het recht dienovereenkomstig een verlaging van het overeengekomen bedrag te eisen of zich terug te trekken uit de overeenkomst. Alle rechten op de vertaling blijven in dat geval berusten bij de opdrachtnemer. Verdere aanspraken, inclusief aanspraken op schadevergoeding, zijn uitgesloten.

Fouten in de vertaling die te wijten zijn aan onduidelijkheid bij het verstrekken van de opdracht, slecht leesbare, gebrekkige of onvolledige teksten of ontbrekende c.q. gebrekkige of onjuiste terminologie van de opdrachtgever, vallen niet onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer. Bij fouten die zijn ontstaan ten gevolge van de tijdsdruk van de kant van de opdrachtgever, d.w.z. indien bijv. noodzakelijke tekstrevisies en correcties niet kunnen worden uitgevoerd, kan de opdrachtgever zich niet meer beroepen op de toezeggingen van de opdrachtnemer betreffende de kwaliteit. Daardoor kan de opdrachtgever geen aanspraak maken op een prijsverlaging. Een eventuele besparing op werkzaamheden in dergelijke gevallen wordt als vereffening beschouwd voor de extra belasting die ontstaat ten gevolge van de tijdsdruk waar de opdrachtnemer geen schuld aan heeft.

Verder is de opdrachtnemer niet aansprakelijk bij een vertraging in de levering veroorzaakt door stakingen, bedrijfsstoringen, overmacht, storingen van het netwerk of de server of elektronische virussen.

De manier waarop de door de opdrachtnemer vertaalde tekst (verder) wordt gebruikt, valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever, tenzij de opdrachtnemer de opdracht aanvaardt om een tekst te vertalen met het oog op een bepaald gebruiksdoeleinde, waarbij hij schriftelijk kennis heeft genomen van een mogelijk bijzonder schaderisico waar de opdrachtgever van tevoren opgewezen heeft. Indien de opdrachtgever niet aangeeft dat de vertaling gedrukt zal worden, hij de opdrachtnemer voor het drukken geen drukproef doet toekomen en de vertaling laat drukken zonder dat de opdrachtnemer de tekst heeft vrijgegeven, komen alle fouten ten laste van de opdrachtgever. De opdrachtnemer is uitsluitend aansprakelijk wegens opzet of grove nalatigheid. In geval van aansprakelijkheid is de opdrachtnemer uitsluitend aansprakelijk voor het bedrag ter hoogte van de opdrachtwaarde. Voor beschadigingen die in de software van de opdrachtgever ontstaan ten gevolge van het gebruik van de door de opdrachtnemer bewerkte bestanden, is de opdrachtnemer uitsluitend aansprakelijk in geval van opzet en grove nalatigheid. Bovengenoemde aansprakelijkheidsbeperking is ook hier van toepassing.

9. Gebruiksrechten en vrijwaring

De opdrachtnemer verklaart dat de opdrachtgever de vertaling qua tijd en ruimte onbeperkt en zonder beperking op het aantal exemplaren, overeenkomstig het aangegeven gebruiksdoeleinde kan gebruiken, onder voorbehoud van de toepassing van art. 7 § 4. De opdrachtgever is ook gerechtigd zowel de vertaling verder te bewerken als de rechten op de vertaling door middel van een licentie of op een andere manier over te dragen aan derden onder voorbehoud van de toepassing van art. 7 § 4.

De opdrachtnemer vrijwaart de opdrachtgever tegen alle aanspraken van de vertaler. Auteursrechtelijke gebruiksrechten op de vertaling gaan echter pas nadat het bedrag van de opdracht volledig is voldaan, over op de opdrachtgever. De opdrachtgever garandeert van zijn kant dat er door de vertaling van het bronmateriaal alsmede door de publicatie, de verkoop en ieder ander gebruik van de te leveren vertaling geen octrooirechten, auteursrechten, merkenrechten of andere rechten van derden worden geschonden, en dat hij onbeperkt bevoegd is de tekst te laten vertalen. De opdrachtgever vrijwaart de opdrachtnemer tegen alle desbetreffende aanspraken.

10. Plaats van handeling en bevoegde rechtbank

Plaats van handeling is, tenzij iets anders is overeengekomen, de plaats waar de opdrachtnemer is gevestigd.

Op de overeenkomst en op andere voorwaarden tussen de opdrachtnemer en de opdrachtgever is uitsluitend het recht van het Koninkrijk België van toepassing, onder uitsluiting van het VN-kooprecht. Overeengekomen wordt dat bij alle geschillen uitsluitend de rechtbank in Brussel bevoegd is uitspraak te doen.

11. Geldigheid en schriftelijke vorm

Indien een bepaling van deze AV ongeldig is of wordt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.

Verdere bepalingen of bepalingen die afwijken van deze AV, zijn uitsluitend mogelijk indien ze schriftelijk worden overeengekomen.

Brussel, 01.10.2010